この文書は暫定版です。専門家の確認を経て、正式な内容に更新します。〔調整中〕と書いた箇所は、確定後に記載します。
1. 集める情報
| 情報 | 集め方 | 使い道 |
|---|---|---|
| Googleアカウントの情報（メールアドレス・表示名・Googleの利用者番号） | ログイン時 | 本人の確認、ログインの状態の管理 |
| 議員の設定（肩書・氏名・政党・文体・選挙日程など） | 本人の入力・運営者の登録 | 下書きを作るときにAIへ渡す |
| チャットに入力・発話した内容 | 利用時 | 回答・下書きを作るためにAIへ渡す |
| 市民相談の記録・記事 | 本人が保存したとき | 本人への表示・一覧・出力 |
| カレンダーの連携情報（連携先アカウントの識別子・暗号化した認証情報） | カレンダーを連携したとき | 予定の確認（下の「予定（カレンダー）の扱い」を参照） |
| お問い合わせの内容（お名前・返信先メールアドレス・お立場・お問い合わせ種別・所属議会・活動地域・お問い合わせ内容）と受付時刻 | お問い合わせフォームから送信したとき（ログインは不要です） | お問い合わせへの回答、ご利用のご案内 |
2. 予定（カレンダー）の扱い
- 提供している機能：新たにご登録いただいた方には、現在、Googleカレンダーの予定の確認だけを提供しています。予定の登録・修正は、まだ提供していません（提供する場合は、事前にお知らせします）。先行してご利用いただいている一部の方には、予定の確認に加えて、チャットでの予定の登録・修正も提供しています。 なお、Googleの許可の画面では、どの方にも、予定の表示と編集の許可を求めます。
- 画面の「今週の予定」などの表示：Googleから予定を読み取って、画面に出すだけで、AIには送りません。「今日の予定は？」「今週の予定は？」の定型の質問も、取得した予定から画面で答え、AIには送らず、予定の名前は読み上げません。
- チャットで予定を尋ねたとき：回答を作るために、予定の件名・日時・場所が、AIの提供元（Anthropic、米国）へ送られます。予定のメモ欄（説明）は送りません。
- 読み上げ：返答を声で読み上げるとき、返答の文章が、音声合成サービス（Google）へ送られることがあります。返答に予定の件名や人名が含まれている場合は、それも送られます。端末の声で読み上げる場合は、送られません。
- 保存：予定の内容は、運営者のサーバーに保存しません（取得して、表示と回答に使うだけです）。保存するのは、連携先アカウントの識別子と、暗号化した認証情報です。
- 連携の解除：マイページの「カレンダー連携」から、いつでも解除できます。解除すると、Googleに許可の取り消しを依頼します。Googleアカウントの設定からも、アプリの許可を取り消せます。
- お願い：予定の件名に、住民の氏名や相談の内容を書かないでください。
3. 市民相談の記録について
市民相談の記録には、相談者（第三者）の氏名・連絡先・相談の内容が含まれます。これらは、利用者（議員）が相談に対応するために入力するものです。「市民相談」ボタンから入力した内容は、AIに送らずに保存します。相談の記録には、こちらをお使いください。
4. 外部のサービスへの送信
| 送り先 | 何を | 国 |
|---|---|---|
| Anthropic（AI） | チャットに入力・発話した内容、議員の設定、回答・下書きの作成に必要な情報、チャットで予定を尋ねたときの予定の件名・日時・場所 | 米国 |
| Google（ログイン） | ログインの手続き | 米国 |
| Google（カレンダー） | 連携した利用者の予定の取得（読み取り） | 米国 |
| Google（音声合成） | 読み上げる返答の文章（予定の件名・人名が含まれることがあります。端末の声を使う場合は送りません） | 米国 |
| Supabase（データの保存） | 市民相談の記録・記事・利用者の情報 | 日本（東京）。主なデータベースの保管先です（関連する記録が、国外で処理される場合があります） |
| Google（スプレッドシート・Gmail） | お問い合わせフォームの入力内容と受付時刻（運営者のGoogleスプレッドシートへの記録と、運営者への通知メール） | 米国 |
| Vercel（配信） | 画面の表示に必要な通信 | 米国など |
- AIの提供元でのデータの扱い（保存期間・学習への利用）は、提供元の規約によります。〔調整中：確認のうえ記載〕
- チャットで相談について話すと、その内容はAIの提供元へ送られます。会話の継続や処理のため、同じ内容が複数回送られる場合があります（相談カードが作られた会話は、以後の会話では省略して送ります）。電話番号・メールアドレスの形を見つけたときは、送る前に確認を求めます。氏名・住所などは見分けられません。
5. 安全のための取り組み
- 市民相談の記録のうち、相談者の氏名・連絡先・相談の内容などは、暗号化して保存します。カレンダーの認証情報も、暗号化して保存します。
- 利用者ごとにデータを分けて扱い、他の利用者からは見えない仕組みにしています。
6. 保存期間と削除
- チャットの内容：運営者のサーバーには保存しません（画面を閉じると消えます）。回答を作るために、AIの提供元へ送られます（上の「外部のサービスへの送信」）。利用量の記録（日時・使った機能・費用など）は残しますが、チャットの内容は含みません。
- 市民相談の記録・記事：ご利用中は保存します。画面で削除すると表示されなくなりますが、誤操作に備えて、データベースには残ります（画面での削除は、完全な消去ではありません）。完全な消去を希望される場合は、下記の問い合わせ先からご連絡ください。
- 議員の設定（マイページ）：ご利用中は保存します。変更の履歴も保存します。
- カレンダーの連携情報：連携を解除すると、このアプリでは使えなくなります。運営者がGoogleへ許可の取り消しを依頼し、認証情報を消去します。
- 招待のメールアドレス：使われなかった招待のメールアドレスは、期限の後に消去します。
- お問い合わせの記録：お問い合わせフォームから送信された内容は、運営者のGoogleスプレッドシートに記録し、運営者へ通知メールで届きます。 アプリのデータベースには保存しません。受付から1年を過ぎた記録と通知メールは、順次消去します。それより前の消去を希望される場合は、下記の問い合わせ先からご連絡ください（ご本人であることを確認させていただきます）。
- ご利用を終えたとき・削除のご依頼：ご連絡をいただいてから30日以内に、上記の情報を、アプリのデータベース・お問い合わせの記録（スプレッドシート）・通知メールのそれぞれから完全に消去します（本人確認をさせていただきます）。消去した情報は、バックアップや、スプレッドシートの変更履歴に一定期間残ることがあります。
7. 開示・訂正・削除の求め
利用者・お問い合わせをされた方は、自分の情報の開示・訂正・削除を求めることができます。下記の問い合わせ先からご連絡ください。
8. 問い合わせ先
運営者：上町正美
お問い合わせ：お問い合わせフォーム（お問い合わせ種別は「その他」を選んでください）